Sua empresa precisa de impressoras confiáveis, mas lidar com manutenções, suprimentos e atualizações tecnológicas é um fardo? Se você busca eficiência, economia e tranquilidade, o outsourcing de impressão é a solução ideal!
Mas como escolher o fornecedor perfeito para sua empresa?
Neste guia completo, você encontrará critérios essenciais para tomar a decisão certa e garantir uma parceria de sucesso.
Por que optar pelo outsourcing de impressão?
Antes de analisar os fornecedores, lembre-se dos benefícios incríveis do outsourcing de impressão:
- Redução de custos: elimine gastos com compra de equipamentos, suprimentos, manutenções e equipe especializada.
- Foco no core business: deixe a gestão da impressão com especialistas e concentre-se no que realmente importa.
- Aumento da produtividade: diga adeus a interrupções e perda de tempo com problemas nas impressoras.
- Tecnologia de ponta: acesse equipamentos modernos e atualizados sem precisar investir em novas compras.
- Sustentabilidade: adote práticas de impressão mais eficientes e reduza o impacto ambiental da sua empresa.
Convencido? Então vamos descobrir como escolher o fornecedor ideal!
Critérios essenciais para avaliar fornecedores
1. Experiência e reputação
- Tempo de mercado: busque empresas com experiência comprovada no setor de outsourcing de impressão.
- Clientes atendidos: verifique o portfólio do fornecedor e busque cases de sucesso em empresas do seu segmento.
- Dica: Fuja de empresas “aventureiras”! Priorize fornecedores com histórico de sucesso e clientes satisfeitos.
2. Qualidade dos equipamentos
- Tecnologia: avalie se os equipamentos oferecidos atendem às suas necessidades de impressão (volume, tipo de documentos, cores, etc.).
- Marcas e modelos: priorize fornecedores que trabalham com marcas renomadas e modelos de impressoras confiáveis.
- Manutenção preventiva: certifique-se de que o fornecedor oferece um programa de manutenção preventiva para garantir o bom funcionamento dos equipamentos.
- Dica: Não se deixe levar apenas pelo preço! A qualidade dos equipamentos impacta diretamente na produtividade da sua empresa.
3. Nível de serviço
- SLA (Service Level Agreement): negocie um contrato com metas claras de nível de serviço, como tempo de resposta para chamados, tempo de resolução de problemas e disponibilidade dos equipamentos.
- Suporte técnico: verifique a qualidade do suporte técnico oferecido, incluindo canais de contato, horário de atendimento e expertise da equipe.
- Dica: Um bom nível de serviço garante a continuidade do seu negócio e evita dores de cabeça com problemas de impressão.
4. Custo-benefício
- Análise do TCO (Total Cost of Ownership): avalie o custo total de propriedade, considerando não apenas o valor da locação, mas também os custos com energia, papel, manutenção e outros insumos.
- Flexibilidade: busque fornecedores que oferecem planos flexíveis e adaptáveis às suas necessidades, com possibilidade de ajustar o contrato conforme o crescimento da sua empresa.
- Dica: Nem sempre o menor preço é a melhor opção! Analise o custo-benefício a longo prazo e escolha o fornecedor que oferece a melhor relação entre preço e qualidade.
5. Suporte técnico
- Tempo de resposta: avalie a rapidez com que o fornecedor responde aos seus chamados e solicitações.
- Qualificação da equipe: certifique-se de que a equipe técnica possui conhecimento e experiência para resolver os problemas com as impressoras.
- Disponibilidade: verifique se o suporte técnico está disponível em horários convenientes para sua empresa, incluindo opções de atendimento remoto e presencial.
- Dica: Um suporte técnico eficiente e ágil é fundamental para minimizar o impacto de problemas com as impressoras na sua operação.
Dicas para negociar contratos e garantir uma parceria de sucesso
- Defina suas necessidades: antes de iniciar a negociação, faça um levantamento detalhado das suas necessidades de impressão, incluindo volume, tipos de documentos, recursos e funcionalidades.
- Seja claro e objetivo: comunique suas expectativas de forma clara e objetiva ao fornecedor, incluindo metas de nível de serviço, prazos e custos.
- Leia o contrato com atenção: analise todos os termos e cláusulas do contrato antes de assiná-lo, incluindo condições de pagamento, multas por rescisão e responsabilidades de cada parte.
- Estabeleça uma comunicação aberta: mantenha uma comunicação constante com o fornecedor, compartilhando feedback sobre o serviço e buscando soluções conjuntas para eventuais problemas.
- Monitore os resultados: acompanhe os indicadores de desempenho do serviço de outsourcing de impressão, como tempo de resposta, tempo de resolução de problemas e custos, para garantir que o fornecedor está cumprindo as metas estabelecidas.
RMS Soluções: Seu parceiro ideal em outsourcing de impressão
A RMS Soluções oferece soluções completas em outsourcing de impressão, com foco em qualidade, eficiência e custo-benefício.
Nossos diferenciais
Equipamentos de ponta
Trabalhamos com as melhores marcas e modelos de impressoras, garantindo tecnologia e confiabilidade.
Suporte técnico especializado
Nossa equipe está pronta para atender suas necessidades com agilidade e expertise.
Planos flexíveis
Oferecemos planos personalizados para atender às necessidades específicas da sua empresa.
Compromisso com a sua satisfação
Buscamos construir uma parceria de longo prazo, baseada na confiança e na excelência no atendimento.
Solicite uma cotação e descubra como a RMS Soluções pode otimizar sua gestão de impressão!